CPV 484 – Bürosoftware

Was umfasst die CPV-Gruppe 484?

Die CPV-Gruppe 484 umfasst Softwareprodukte, die am IT-Arbeitsplatz für die tägliche Büroarbeit eingesetzt werden. Dazu zählen Office-Suiten mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware ebenso wie E-Mail-Clients, Kalender- und Aufgabenmanagement-Systeme sowie moderne Kollaborationsplattformen, die Chat, Videokonferenzen und gemeinsame Dokumentenbearbeitung integrieren.

In der öffentlichen Verwaltung sind Bürosoftware-Beschaffungen besonders volumenrelevant, da die Lizenzen für alle Arbeitsplätze einer Behörde benötigt werden. Diese Aufträge umfassen oft mehrjährige Rahmenvereinbarungen und schließen Wartung, Updates und teilweise auch Schulungen ein. Gleichzeitig gewinnt die Frage nach Open-Source-Alternativen (z. B. LibreOffice) im Kontext digitaler Souveränität und Herstellerunabhängigkeit zunehmend an Bedeutung. Viele öffentliche Auftraggeber prüfen heute Alternativen zu proprietären Produkten großer US-Konzerne.

Die vollständige Struktur des CPV-Systems ist im offiziellen CPV-Verzeichnis auf SIMAP dokumentiert.

Typische Leistungen in CPV 484

• Office-Suiten (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation)
• E-Mail- und Kalender-Software
• Kollaborationsplattformen (Team-Chat, Videokonferenzen, Filesharing)
• Digitale Unterschriften- und Signatursoftware für Bürokommunikation
• PDF-Erstellungs- und Bearbeitungssoftware
• Aufgaben- und Projektmanagementtools
• Volumenlizenzen und Enterprise-Agreements für Bürosoftware

Beispiele für Ausschreibungen mit CPV 484

• Rahmenvereinbarung über Office-Software-Lizenzen für eine Landesverwaltung: Mehrjährige Beschaffung von Volumenlizenzen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mail-Lösung für rund 15.000 Arbeitsplätze inklusive Software Assurance – veröffentlicht auf TED (Tenders Electronic Daily).
• Kollaborationsplattform für eine Bundesbehörde: Beschaffung einer sicheren Team-Kommunikationslösung (Chat, Videokonferenz, Dateiablage) mit BSI-Zertifizierung und DSGVO-konformem Hosting in Deutschland – ausgeschrieben.
• Migration zu Open-Source-Office-Suite für eine Stadtverwaltung: Beschaffung und Einführung von LibreOffice inklusive Migrationsunterstützung, Schulungskonzept und First-Level-Support für 2.000 Arbeitsplätze – veröffentlicht auf TED.

Für wen ist CPV 484 relevant?

Öffentliche Auftraggeber

Alle öffentlichen Stellen mit IT-Arbeitsplätzen – von kleinen Kommunen bis hin zu Bundesministerien – sind potenzielle Auftraggeber unter CPV 484. Die Beschaffung von Bürosoftware ist oft strategisch bedeutsam: Sie betrifft alle Mitarbeiter, ist mit erheblichen Wechselkosten verbunden und hat direkte Auswirkungen auf die IT-Sicherheit. Eine sorgfältige Markterkundung und Leistungsbeschreibung sind besonders wichtig. Vergaberechtliche Grundlagen bietet das BMWK.

Unternehmen und Bieter

Office-Software-Anbieter und IT-Systemhäuser, die Lizenzierung, Einführung und Support von Bürosoftware anbieten, finden unter CPV 484 regelmäßig Ausschreibungsmöglichkeiten. Wichtig ist die Kenntnis der spezifischen Anforderungen öffentlicher Auftraggeber – etwa Datenschutz, IT-Sicherheit nach BSI-Vorgaben und Interoperabilitätsanforderungen. Reseller großer Softwarehersteller sollten zudem die Besonderheiten bei der Vergabe von Softwarelizenzen kennen.

Wie hilft Bond bei CPV 484?

Tender Match

Mit tender.match erhalten Office-Software-Anbieter und IT-Systemhäuser automatisch alle relevanten Ausschreibungen mit CPV 484 direkt in ihr Dashboard. BOND indexiert Ausschreibungen aus über 1.000 Vergabeportalen in der EU – von TED über nationale Plattformen bis hin zu regionalen Vergabestellen. Statt täglich dutzende Portale manuell zu durchsuchen, werden passende Bürosoftwareausschreibungen nach Branche, Kompetenz, Region und Unternehmensprofil gefiltert und zugestellt. Eine automatisierte Gap-Analyse zeigt sofort, wo das Unternehmen die Anforderungen erfüllt und wo Lücken bestehen. So verpassen Unternehmen keine Frist mehr und können sich auf die Angebotserstellung konzentrieren.

Company Match

Für Unternehmen, die für IT-Arbeitsplatzprojekte Zulieferer, Unterauftragnehmer oder Konsortialpartner suchen, bietet company.match einen direkten Zugang zu qualifizierten Firmen aus einer EU-weiten Datenbank mit über 28 Mio. Unternehmen. Besonders bei größeren Bürosoftwareausschreibungen, die ein einzelnes Unternehmen alleine nicht stemmen kann, identifiziert company.match automatisch passende Partner für Bietergemeinschaften und Teilleistungen – und erhöht so die Chancen auf den Zuschlag.

Häufige Fragen zu CPV 484

Ist die Beschaffung von Cloud-basierten Office-365-Lizenzen nach CPV 484 zulässig? Grundsätzlich ja – die Beschaffung von Software-as-a-Service-Lösungen für Bürosoftware fällt unter CPV 484. Zusätzlich können Cloud-spezifische Anforderungen (Datenschutz, Datenstandort, Zertifizierungen) in der Leistungsbeschreibung zu berücksichtigen sein. Für den Betrieb im Bereich klassifizierter Informationen gelten besondere Anforderungen gemäß BSI. Vergaberechtliche Grundlagen bietet die VgV.

Können Open-Source-Bürolösungen in einer Ausschreibung bevorzugt werden? Auftraggeber dürfen keine Produkte eines bestimmten Herstellers vorschreiben, müssen aber technische Anforderungen produktneutral formulieren. Open-Source-Lösungen können als technische Option gleichwertig berücksichtigt werden. Eine Anforderung nach herstellerunabhängigem Format (z. B. ODF) ist vergaberechtlich zulässig. Details regelt die VgV.

Wie werden Schulungsleistungen bei Bürosoftware vergaberechtlich behandelt? Schulungsleistungen können als Nebenleistung in einer Bürosoftware-Beschaffung nach CPV 484 enthalten sein, sofern die Software der Hauptgegenstand ist. Bei eigenständigen Schulungsaufträgen wäre ein abweichender CPV-Code zu wählen. Bei unterschwelligen Vergaben gilt die UVgO.